منطق۵-S  این است كه سازماندهی، تمیزی، نظافت، استاندارد و انضباط در محل كار، به عنوان مبانی اصلی تولید یك محصول با كیفیت یا ارائه خدمات مرغوب بدون ضایعات یا با حداقل ضایعات، مدنظر قرار
می گیرد.

ساماندهی(Structurise/seiri) چیست؟

سامان‌دهی اشیاء عبارت است از جدا كردن اشیایی كه برای كار لازمند و نگهداری تعداد كمی از اشیاء غیر اساسی و كم مصرف برای استفاده در صورت لزوم در یك مكان مناسب و قابل دسترسی.

تمیزی-آراستگی-(Systemise/seiton) چیست؟

تمیزی نوعی مطالعه كارایی است. سئوال این است كه با چه سرعتی می‌توانید به اشیایی كه نیاز دارید، دسترسی پیدا كنید و با چه سرعتی، آن‌هایی را كه نمی‌خواهید، دور بریزید.

چهار مرحله برای رسیدن به تمیزی:

گام اول: وضعیت موجود را تجزیه و تحلیل كنید

گام دوم: مكانی كه اشیاء به آن تعلق دارند، مشخص كنید

گام سوم: تصمیم بگیرید كه چگونه اشیای غیر اساسی را كنار بگذارید

گام چهارم: از قواعد دور ریختن اشیاء پیروی كنید

نظافت (Sanitise/seiso) چیست؟

“هر كس نظافتچی است”. هركس از كارمند گرفته تا مدیر، باید در سازمان خود كار نظافت را انجام دهد.

چكیده شعارهای پاكسازی از این قرار است:

–         من چیزی را كثیف نخواهم كرد.

–         چیزی را در راه نخواهم ریخت.

–         چیزی را پخش و پلا نخواهم كرد.

–         چیزها را به محض كثیف شدن، تمیز خواهم كرد.

–         برچسب هایی را كه پاك شده است، بلا فاصله خواهم نوشت.

–         چیزهایی را كه كنده شده است، بلا فاصله خواهم چسباند.

پاكسازی دقیق و منظم محیط كار –  محل به محل، پرونده به پرونده، میز به میز- موجب تشخیص و شناسایی مسائل در فرایند تولید می‌گردد.

استاندارد سازی(Standardise/seiketsu)  چیست؟

در اینجا تاكید بر مدیریت عینی و استاندارد‌سازی ۵-S  است. ابتكار و مدیریت عینی جامع برای حفظ شرایط استاندارد به كار می رود تا به توان همیشه به راحتی و با سرعت عمل كرد. نصب برچسب‌ها بر روی امور گوناگون یكی از روش‌های موثر در مدیریت عینی است.

شفافیت، مجسم كردن شرایط، نقشه‌ی وجود مسائل و مشكلات از ابزار‌های استاندارد‌سازی است.

نظم و انضباط (Self-discipline/shitshke) چیست؟

نظم و انضباط به معنی آموزش قابلیت انجام دادن كارها، به همان طریقی كه باید انجام شوند. با آموزش افراد در مورد آنچه لازم است انجام دهند، عادات بد از بین می‌رود و انواع خوب آن شكل می‌گیرد. این فرایند موجب می‌شود كه افراد به پیروی از قوانین عادت كنند.

نظم و انضباط ابزار لازم برای گذراندن راحت‌تر زندگی است. خود انضباطی هم بسیار مهم است.

۵-S را در همه جا می‌توان اجرا كرد و با بكار‌گیری آن، نتایج زیر را بدست آورد:

·        داشتن محل كار مرتب و تمیز

·        دسترسی آسان به اطلاعات، مواد و لوازم

·        افزایش سرعت انجام كار

·        جلوگیری از ضایعات

·        صرفه‌جویی در وقت، مواد و فضای اداری و انبار

·        هماهنگی و همكاری مطلوب بین كاركنان و واحدها و تقویت كار گروهی

·        ایمنی بیشتر در محیط كار و محل‌‌های نگهداری لوازم و مواد.

·        كارایی و كیفیت بیشتر

هدف  ۵S:

ایجاد ساختاری است برای بهسازی و آراستگی محیط کار و ایمن سازی آن.

سیستم پنج سین یا  ۵S است که مخفف پنج واژه ژاپنی است :

سوا کردن ( Seiri): یعنی جدا کردن و دور ریختن اقلام غیر ضروری که فضایی را در محیط کار اشغال می کنند و موجب از بین رفتن کارایی می شوند.

ساماندهی ( Seiton) : یعنی مرتب کردن اقلام مورد نیاز به نحوی که به آسانی بتوان به آنها دسترسی پیدا کرد .

سپیدی و پاکیزگی ( Seiso) : یعنی ایجاد محیط کاری تمیز و پاکیزه که موجب کارایی بیشتر می شود.

سعی در حفظ وضع مطلوب ( Seiketsu) :یعنی جلوگیری از به هم خوردن نظم و نظافت محیط کار با استفاده از روشهای استاندارد سازی.

سازمان یافتگی (Shitsuke): یعنی آموزش شیوه های درست کار به افراد و ایجاد عادت صحیح به جای عادت نادرست در آنها